„Ich habe weniger als 250 Mitarbeiter. Ich brauche ich kein Verzeichnis.“ Falsch gedacht!
verpflichtendes Verzeichnis für Verantwortliche
Gemäß Artikel 30 DSGVO ist jeder Verantwortliche verpflichtet ein Verzeichnis aller Verarbeitungstätigkeiten zu führen, die seiner Zuständigkeit unterliegen. Aus unserer Sicht, sollte ein Verfahrensverzeichnis jedoch nicht als notwendiges Übel angesehen werden. Dieses zentrale Register ist vielmehr ein Business Enabler für Ihr Unternehmen, da es Ihnen ermöglicht, Datenströme in Ihrem Unternehmen zu evaluieren und optimieren.
Das Verzeichnis muss nachstehende Informationen zwingend enthalten:
- den Namen und die Kontaktdaten des Verantwortlichen und gegebenenfalls des gemeinsam mit ihm Verantwortlichen, des Vertreters des Verantwortlichen sowie eines etwaigen Datenschutzbeauftragten;
- die Zwecke der Verarbeitung;
- eine Beschreibung der Kategorien betroffener Personen und der Kategorien personenbezogener Daten;
- die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen die personenbezogenen Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden, einschließlich Empfänger in Drittländern oder internationalen Organisationen;
- gegebenenfalls Übermittlungen von personenbezogenen Daten an ein Drittland oder an eine internationale Organisation, einschließlich der Angabe des betreffenden Drittlands oder der betreffenden internationalen Organisation, sowie bei den in Artikel 49 Absatz 1 Unterabsatz 2 genannten Datenübermittlungen die Dokumentierung geeigneter Garantien;
- wenn möglich, die vorgesehenen Fristen für die Löschung der verschiedenen Datenkategorien;
- wenn möglich, eine allgemeine Beschreibung der technischen und organisatorischen Maßnahmen gemäß Artikel 32 DSGVO.
Es ist empfehlenswert, nicht nur die obenstehenden, gesetzlich verpflichtenden Inhalte in das Verzeichnis mit aufzunehmen, sondern etwa auch die in die Datenverarbeitung involvierten Unternehmensabteilungen. So kann maximales Potenzial aus erhobenen bzw zu erhebenden Datenströmen geschöpft werden.
verpflichtendes Verzeichnis für Auftragsverarbeiter
Ein Verfahrensverzeichnis ist nicht nur von datenschutzrechtlichen Verantwortlichen, sondern auch vom Auftragsverarbeiter (wenngleich in abgeschrankter Form) zu führen.
Das Verzeichnis des Auftragsverarbeiters hat nachstehende Informationen zu enthalten:
- den Namen und die Kontaktdaten des Auftragsverarbeiters oder der Auftragsverarbeiter und jedes Verantwortlichen, in dessen Auftrag der Auftragsverarbeiter tätig ist, sowie gegebenenfalls des Vertreters des Verantwortlichen oder des Auftragsverarbeiters und eines etwaigen Datenschutzbeauftragten;
- die Kategorien von Verarbeitungen, die im Auftrag jedes Verantwortlichen durchgeführt werden;
- gegebenenfalls Übermittlungen von personenbezogenen Daten an ein Drittland oder an eine internationale Organisation, einschließlich der Angabe des betreffenden Drittlands oder der betreffenden internationalen Organisation, sowie bei den in Artikel 49 Absatz 1 Unterabsatz 2 genannten Datenübermittlungen die Dokumentierung geeigneter Garantien;
- wenn möglich, eine allgemeine Beschreibung der technischen und organisatorischen Maßnahmen gemäß Artikel 32 Absatz 1.
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